Recradroom had al een CRM, maar het paste niet meer bij het tempo van het bedrijf. Leads van Funda en boekingsplatformen werden handmatig overgenomen. Het kostte een medewerker elke ochtend uren. Outlook-correspondentie werd niet automatisch gekoppeld aan klanten. De opvolging verschilde per lead: sommige werden dezelfde dag gebeld, andere pas na een week.

Contracten werden elke keer opnieuw met de hand opgesteld. Maandelijkse verkoopcijfers moesten handmatig worden opgeteld. Het team deed goed werk, maar het systeem hield hen niet bij.

Leads komen nu automatisch binnen vanuit Funda, boekingsplatformen en de website, en worden direct gekoppeld aan het juiste recreatiepark. Geen copy-paste meer. AI agents reageren binnen minuten, beantwoorden vragen en sturen aan op een afspraak. Het salesteam neemt het over wanneer het ertoe doet. Als een sales medewerker een lead aan de telefoon heeft, hoeven ze maar op één knop te drukken en de klant ontvangt direct het overzicht van dat specifieke park.

Sales medewerkers plannen afspraken vanuit het CRM. De klant krijgt een bevestiging, de medewerker krijgt het in zijn agenda. Na akkoord ontvangt de koper een formulier per e-mail, vult de gegevens in, en het systeem genereert automatisch de verkoop- en aankoopovereenkomst. Koper en verkoper tekenen digitaal.

Alle Outlook-correspondentie wordt automatisch per klant in het CRM gezet. Dashboards tonen maandelijkse performance per sales medewerker: hoeveel woningen verkocht, door wie, in welk park.

De persoon die leads overtikte doet nu iets anders. Het salesteam weet precies waar elke lead staat. Contracten die uren kostten worden nu in minuten gegenereerd en getekend. Het management stuurt op cijfers die er altijd al waren, maar die niemand eerder kon zien. In totaal bespaart het team meer dan 30 uur per maand.